我们培养了很多优秀的体育赛事组织、管理和运营经理，我们也有优秀的教师，具有良好的自律和良好的习惯。我们发现，每一个优秀的活动经理都有一个共同点：工作效率极高，在和他们深入了解之后，我发现了一个让他们高效工作的好习惯：

重视信息和知识的文件管理
我们一直强调体育赛事管理者是典型的知识型员工，每次活动都会产生很多信息，比如背景板设计、开幕式受邀嘉宾名单、材料发放时间表、赞助商总结PPT等，这些信息可以细化整理形成知识，以后会在更多的活动中用到，比如水站志愿者管理的标准流程、发布会的检查清单、餐饮安排的注意事项等等，把这些知识形成详细的手册和指南一起，可以减少整个团队重新探索的时间。

体育赛事管理团队日常信息和知识流动的速度和效率极大地影响了赛事管理团队的运营效率。对于事件管理团队来说，信息和知识管理是一项与城市交通基础设施规划同样重要的“基础设施”工作。 事件管理团队在信息和知识文档的管理上具有以下特点：

远程协同办公和移动办公是常态。
办公室和活动现场通常不在同一个地方。 马拉松、自行车、高尔夫等户外运动可能离起点和终点较远。 当球队经常要么在办公室，要么在去球场的路上，就需要通过智能手机实现移动办公，而不必打开电脑。

大量赛事管理中产生的文档，例如赛事工作计划、发布会日程、嘉宾讲话稿等，都需要内部、外部不同人员协作，乃至审批确认。在协作、审批确认以及之后的更新过程中，往往会在不同人的修改过程中会产生多个版本。

很多信息和知识文档虽然由某一个部门创建，但是很可能对其他部门来说都需要搜索和使用，且获得最新版本很关键， 例如宣传推广部门、竞赛部门都需要了解赞助招商部门制定的赞助商权益列表有无更新。

可是赛事一场一场都会落幕，留下来的除了赛事的品牌影响，就是凝聚了赛事管理团队无数日夜与心血的信息与知识文档。而决定了赛事管理团队发展速度的，往往是你的团队在每一场赛事之后，如何收集、分析、总结、归档、存储与再分享你从赛事中所获得的这些信息和知识。

在赛事管理上存在哪些问题？

近年来，在培训和咨询工作中，我们观察到有不少赛事管理团队在信息和知识管理上还没有意识到其重要性，以下问题比较普遍：

没有统一共享、全员可搜索的文档存储和管理方案，文档分散在不同人的个人电脑上、或者在百度网盘等不同的网盘服务上

文档传递和共享采用微信、微信群、邮件等方式，不同的人需要同一文档时常常需要重复上传、下载

由于多人参与同一文档的修订，但缺少集中存储，导致版本管理混乱，分不清哪一个是最终版本

由于以上信息和知识管理基础建设的缺乏，这样的团队中，每个成员都需要花相当的时间在彼此协调查找文件、发送文件、下载文件上。而对于新加入团队的成员来说，则很难知道团队何处有所需的知识和信息文档，给新成员制造的知识障碍和花费的摸索成本可能是数天乃至数月。

要改进以上问题，重视信息和知识的文档管理非常关键。从文件的创建、命名、存档地址、更新机制、查看和分享权限都需要梳理一套完整的规范。

高效的赛事管理管理者都会了解文档库是极为重要的无形资产，需要重视文档库的建设与统筹管理，并在过程中不断优化、提高工作效率，这是每一个赛事管理团队提高运营效率，提高盈利能力的基础环节。
(体育产业责编：陈峰 )